Adatkezelési Tájékoztató

Név: Somody Ádám egyéni vállalkozó

Székhely: 8457 Bakonypölöske, Petőfi Sándor utca 65.

Adószám: 91990659-1-39

Nyilvántartási szám: 62210407

Email: hello@smartflow-studio.hu

Weboldal: smartflow-studio.hu

A SmartFlow OS egy felhőalapú vállalkozásirányítási (SaaS) rendszer, elsődlegesen üzleti felhasználók számára.

Saját felhasználói adatok tekintetében: a SmartFlow OS önálló adatkezelőnek minősül.

A felhasználók által rögzített ügyfél adatok tekintetében: a SmartFlow OS adatfeldolgozóként jár el. A SmartFlow OS és a Felhasználó között a szolgáltatás igénybevételével Adatfeldolgozási Megállapodás (DPA) jön létre, amely a jelen dokumentummal és a külön DPA dokumentummal együtt szabályozza az adatfeldolgozói tevékenységet. A felhasználó köteles biztosítani, hogy az alkalmazásba rögzített személyes adatok kezelésére megfelelő jogalappal rendelkezzen.

A SmartFlow OS az alábbi célokból kezel személyes adatokat:

• Felhasználói fiók létrehozása és biztosítása
• Ügyfélkezelési (CRM) funkciók nyújtása
• Időpontfoglalások kezelése
• Automatizált tranzakcionális email kommunikáció
• AI alapú funkciók nyújtása (AI Asszisztens, Poszt sablon generátor)
• Előfizetések kezelése és számlázás (Stripe)
• Rendszerbiztonság, visszaélések és csalások megelőzése, felderítése
• Ügyfélszolgálat és support biztosítása
• Szolgáltatás fejlesztése és optimalizálása
• Hibakeresés és rendszerkarbantartás
• Statisztikai elemzések készítése
• Jogi kötelezettségek teljesítése

Szerződés teljesítése — GDPR 6. cikk (1) b) pont: a szolgáltatás nyújtásához, előfizetések kezeléséhez, AI funkciók működtetéséhez szükséges adatkezelés.

Hozzájárulás — GDPR 6. cikk (1) a) pont: opcionális funkciók esetén. A hozzájárulás bármikor visszavonható.

Jogos érdek — GDPR 6. cikk (1) f) pont: rendszerbiztonság, visszaélések megelőzése, naplózás, statisztikai elemzés.

Jogi kötelezettség — GDPR 6. cikk (1) c) pont: consent naplók, számlázási adatok megőrzése.

Regisztrált felhasználók adatai:

• Név, email cím
• Google Ireland Limited (Firebase Authentication) alapú biztonságos hitelesítési adatok
• Vállalkozás neve, telefonszáma
• Előfizetési adatok (csomag, státusz, számlázási időszak)
• Stripe Customer ID és Subscription ID (fizetési azonosítók)
• IP-cím és biztonsági naplók — rendszerbiztonsági célból, 90 napig megőrzve
• Jogi beleegyezések (ÁSZF, Adatvédelem, DPA elfogadás dátuma és verziója)

A felhasználók által rögzített ügyfél adatok:

• Ügyfél neve, telefonszáma, email címe
• Cégnév
• Időpontfoglalási adatok, státuszok, megjegyzések
• Felhasználó által rögzített üzleti adatok (pl. becsült bevétel)

Különleges személyes adatok: A Felhasználó köteles tartózkodni különleges személyes adatok (pl. egészségügyi, vallási, politikai vagy biometrikus adatok) rögzítésétől, kivéve ha azok kezelésére megfelelő jogalappal rendelkezik. A SmartFlow OS különleges kategóriájú személyes adatok feldolgozására nem vállal kötelezettséget.

A SmartFlow OS AI Asszisztens funkció a Mistral AI API-t használja. Az adatkezelés jogalapja a szolgáltatás nyújtására irányuló szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) b) pont). A funkció használata során:

• A felhasználó által megadott kérdések és kontextus a Mistral AI API felé kerül továbbításra
• Az AI válaszok kizárólag a funkció működéséhez szükséges ideig kerülnek feldolgozásra
• A SmartFlow OS a továbbított adatokat saját AI modellek betanítására nem használja
• A külső AI szolgáltató adatkezelésére a szolgáltató saját feltételei irányadók: mistral.ai/privacy

Az AI által generált válaszok és tartalmak tájékoztató jellegűek, nem minősülnek jogi, pénzügyi, adózási vagy egyéb szakmai tanácsadásnak. Az output ellenőrzése és felhasználásáról való döntés kizárólag a felhasználó felelőssége.

A Poszt sablon generátor funkció szintén a Mistral AI API-t használja. Az adatkezelés jogalapja a szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) b) pont). A funkció használata során:

• A megadott vállalkozásnév, iparág, poszt téma és hangnem az API felé kerül továbbításra
• Ezek az adatok nem kerülnek tartósan tárolásra
• A SmartFlow OS ezeket az adatokat saját AI modellek betanítására nem használja

A generált tartalmak tájékoztató jellegűek, azok felhasználásáért a Felhasználó felelős.

A SmartFlow OS kizárólag a szolgáltatás működéséhez szükséges tranzakcionális emaileket küld:

• Időpont emlékeztetők (a felhasználó ügyfeleinek)
• Nem fogadott hívás értesítők (ha bekapcsolva)
• 24 órás inaktivitási értesítők (ha bekapcsolva)

A SmartFlow OS marketing célú hírlevelet nem küld.

Az email küldést a Brevo (Sendinblue) szolgáltatás végzi.

A fizetős előfizetések kezelése a Stripe fizetési platformon keresztül történik. A Stripe által kezelt adatok köre:

• Bankkártya adatok — kizárólag a Stripe kezeli, a SmartFlow OS rendszerébe nem kerülnek
• Stripe Customer ID és Subscription ID — a SmartFlow OS Firestore adatbázisában tároljuk az előfizetés azonosítása céljából
• Számlázási email cím
• Fizetési előzmények

A Stripe adatkezelésére a Stripe saját adatvédelmi szabályzata irányadó: stripe.com/privacy. A számlák elektronikus úton kerülnek kiállításra és a Stripe Customer Portal-on keresztül érhetők el.

Az adatokat a Google Ireland Limited (Firebase / Firestore) infrastruktúrán tároljuk. Alkalmazott biztonsági intézkedések:

• HTTPS/TLS titkosítás minden adattovábbításnál
• Firebase Authentication alapú biztonságos hitelesítés
• Hozzáférés-szabályozás, jogosultságkezelés
• Firestore Security Rules (multi-tenant adatszegregáció)
• Naplózás, rendszeres biztonsági ellenőrzések

Google Ireland Limited (Firebase / Google Cloud) — Autentikáció, adatbázis (Firestore), infrastruktúra. GDPR megfelelőségi dokumentációval rendelkezik. Az adatok elsődlegesen EU (Frankfurt) régióban tárolódnak.

Brevo (Sendinblue) — Tranzakcionális email küldés. EU szerver (Franciaország), GDPR megfelelő.

Hetzner Online GmbH — Szerver infrastruktúra (Frankfurt, EU). GDPR megfelelő.

Mistral AI — AI funkciók. EU szerver (Franciaország), GDPR megfelelő. mistral.ai/privacy

Stripe Inc. — Online fizetési szolgáltatás, előfizetés kezelés. PCI DSS és GDPR megfelelő, SCC alapú adattovábbítás. stripe.com/privacy

Tárhely.eu Kft. — A smartflow-studio.hu landing oldal tárhelyszolgáltatója. Székhely: 1144 Budapest, Ormánság utca 4. EU szerver, GDPR megfelelő.

Egyes adatfeldolgozók — különösen a Google Ireland Limited (Firebase) és a Stripe Inc. — az Európai Gazdasági Térségen kívül is végezhetnek adatkezelést. Az adattovábbítás az Európai Bizottság által elfogadott Standard Contractual Clauses (SCC) és az EU-U.S. Data Privacy Framework alapján, megfelelő garanciák alkalmazása mellett történik.

A Brevo, a Hetzner, a Mistral AI és a Tárhely.eu kizárólag EU-s szervereket használ.

• Felhasználói fiókok adatai — A fiók törléséig, majd legfeljebb 30 napon belül véglegesen törlésre kerülnek
• Ügyfél adatok — A felhasználó által történő törléséig
• Biztonsági naplók — 90 nap (automatikus törlés)
• Nem fogadott hívás napló — 90 nap (automatikus törlés)
• Jogi beleegyezési naplók — A fiók törléséig (jogi megfelelés)
• Support üzenetek — 2 év (jogi igények elévüléséig)
• Számlázási adatok — 8 év (számviteli jogszabály)
• Szerver szintű biztonsági mentések (Hetzner) — legutóbbi 7 mentés megőrzve, régebbiek automatikusan törlődnek

A jogszabály által kötelezően megőrzendő adatok (pl. számlázási adatok) a fenti határidőktől függetlenül a jogszabályi előírások szerint kerülnek megőrzésre.

A SmartFlow OS az alábbi technikailag szükséges cookie-kat használja:

• sf_trial_end — A próbaidőszak lejáratának dátuma. Jogalap: szerződés teljesítése. Lejárat: 30 nap.
• sf_sub_status — Az előfizetés aktuális státusza. Jogalap: szerződés teljesítése. Lejárat: 30 nap.

A SmartFlow OS a hitelesítés, munkamenet-kezelés és biztonsági funkciók működtetéséhez a böngésző helyi tárolóját (localStorage, sessionStorage) is használhatja. Ezek kizárólag technikailag szükséges célokat szolgálnak.

Marketing vagy nyomkövető cookie-kat nem használunk.

Az Adatkezelő az adatvédelmi incidenseket nyilvántartja és a GDPR 33–34. cikkeinek megfelelően kezeli.

• Az adatvédelmi incidenst az észleléstől számított 72 órán belül bejelenti a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnak (NAIH), amennyiben az valószínűsíthetően kockázatot jelent az érintettek jogaira és szabadságaira nézve
• Amennyiben az incidens az érintettek jogaira és szabadságaira magas kockázatot jelent, az érintetteket indokolatlan késedelem nélkül értesíti
• Az incidensekről és az elhárítási intézkedésekről nyilvántartást vezet

• Hozzáférést kérni — A tárolt adatokhoz (adatexport funkció elérhető a Beállításokban)
• Helyesbítést kérni — Pontatlan adatok javítására
• Törlést kérni — Elfeledtetéshez való jog (Beállítások → Fiók törlése)
• Az adatkezelés korlátozását kérni
• Tiltakozni az adatkezelés ellen
• Adathordozhatósághoz való jog — JSON formátumban (Beállítások → Adataim letöltése)

Jogai gyakorlásához: hello@smartflow-studio.hu — Válasz: legkésőbb 30 napon belül.

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH)

Cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.

Weboldal: naih.hu | Email: ugyfelszolgalat@naih.hu

Az érintett jogosult bírósághoz fordulni személyes adatainak jogellenes kezelése esetén. A per az érintett lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is megindítható.

A szolgáltatás 18 év alatti személyek számára nem készült. Az Adatkezelő tudatosan nem gyűjt személyes adatokat kiskorúaktól. Ha tudomásunkra jut, hogy kiskorú személy adatait kezeljük, azokat haladéktalanul töröljük.

A SmartFlow OS nem alkalmaz kizárólag automatizált adatkezelésen alapuló, az érintettre nézve joghatással járó döntéshozatalt vagy profilalkotást a GDPR 22. cikke értelmében.

Az Adatkezelő jogosult a jelen tájékoztató módosítására. A módosított verzió az alkalmazásban történő közzététellel lép hatályba. Lényeges változás esetén az Adatkezelő értesíti a felhasználókat.

SmartFlow OS — Somody Ádám egyéni vállalkozó

Adószám: 91990659-1-39 | hello@smartflow-studio.hu